Caso de éxito · Microsoft 365
Todo el correo de Exxacon, a Microsoft 365
De la copia de seguridad al soporte posterior, con Baxilio, el agente de inteligencia artificial de Bayma, dentro del equipo.
El contexto
En septiembre de 2026, Exxacon decidió llevar a Microsoft 365 todo su correo y el de una sociedad vinculada. Cada una tenía su propio dominio y su propio sistema de correo, y había una noche fijada para el cambio.
Bayma se encargó del proceso completo: la copia de seguridad previa, la migración de los buzones, el cambio de DNS, el cierre del sistema antiguo, la firma del correo y el soporte posterior. El trabajo técnico lo hizo Baxilio, el agente de inteligencia artificial de infraestructura de Bayma, con el director técnico aprobando cada cambio de la migración y el gestor de cuenta al frente de lo comercial.
El reto
- Dos sistemas de correo distintos, uno por sociedad, en el mismo proveedor: 119 buzones y cerca de 1,5 TB.
- Un buzón de 150 GB que no cabía: el límite de un buzón de Microsoft 365 es de 100 GB.
- Una noche fijada para el cambio de DNS, y herramientas de marketing que envían en nombre de uno de los dominios y no podían dejar de funcionar.
- El equipo de Exxacon trabajando a la vez en su propio Microsoft 365, con licencias cambiando de cuenta durante la migración.
Qué hicimos
Del 18 de septiembre a octubre, en orden. En rojo, el error que cometimos y cómo lo reparamos.
- 18–19 sep
Copia de seguridad, antes de tocar nada
Los 119 buzones, copiados en servidores de Bayma y comprobados contando mensaje a mensaje contra el origen, no por tamaño: una exportación del sistema antiguo puede cortarse sin avisar y el tamaño no lo delata.
- 19–20 sep
Copia inicial a Microsoft 365
118 buzones y unos 1,3 TB en 14 horas, sin un solo fallo y con cuatro días y medio de margen. Desde entonces, una sincronización automática cada dos horas mantuvo Microsoft 365 al día mientras Exxacon seguía trabajando con normalidad.
- 21–23 sep
El buzón que no cabía
150 GB para un límite de 100. Solución a medida: las carpetas de proyecto completas y el correo reciente en el buzón principal, y el histórico en el archivo en línea de Microsoft 365. Un procedimiento propio subió el correo por tandas; después, 158.843 mensajes en 174 carpetas se cotejaron con lo subido, mensaje a mensaje.
- 24 sep
El cambio de DNS, en una noche
Instrucciones registro a registro, preparadas sobre el DNS real de Exxacon. Tres trampas detectadas antes de que rompieran nada: el asistente de Microsoft habría borrado el envío de las herramientas de marketing, un registro de autodescubrimiento no era lo que parecía y un TTL de una hora retrasaba el cambio. Cada paso de Exxacon, comprobado en la fuente en minutos.
- 24–25 sep
Un error nuestro, reparado
Al abrir su buzón, una usuaria lo veía todo como no leído. Lo había causado nuestra subida: el sistema antiguo devolvía las marcas donde no se esperaban y se perdían sin dar error. Baxilio localizó la causa, restauró las marcas de 81.000 mensajes en el buzón y en el archivo, lo comprobó dos veces y se lo explicó a Exxacon con una disculpa.
- 25–26 sep
Cierre del sistema antiguo
Al cerrarlo apareció algo importante: 17 horas después del cambio, el servidor antiguo seguía recibiendo correo de dispositivos que aún enviaban por él. Se avisó a Exxacon para revisarlos, se hizo una pasada final comprobada buzón a buzón y se pararon las sincronizaciones (de forma reversible).
- 26 sep
Lo que Microsoft no admite, a salvo
Microsoft 365 no acepta mensajes de más de unos 40 MB. Los 59 mensajes que no pudo admitir o localizar (1,87 GB) quedaron guardados en un buzón de Bayma, cotejados carpeta a carpeta y listos para entregarse si Exxacon los pide.
- 5–7 oct
La firma del correo, activada y revisada
El 5 de octubre, a la hora prevista, se activó la firma DKIM de los dos dominios, comprobada y comunicada a Exxacon al minuto. Dos días después, revisión con datos: 1.209 envíos a fuera y ninguno rechazado por autenticación. Siguiente paso, ya preparado: DMARC más estricto, por etapas.
El papel de Baxilio
Baxilio es el agente de inteligencia artificial de infraestructura de Bayma. No es un chat aparte: trabaja dentro del equipo técnico, con las herramientas del proyecto y con personas que aprueban lo importante.
Lo que hizo Baxilio
- Preparó y ejecutó el trabajo técnico: la copia de seguridad, los lotes de migración, el procedimiento para el buzón que no cabía, la reparación de las marcas, el cierre del sistema antiguo y la firma del correo.
- Lo comprobó todo contando, no suponiendo: las copias mensaje a mensaje, el DNS en los servidores de Exxacon y la pasada final buzón a buzón.
- Atendió el correo del proyecto: acuse de recibo y respuesta técnica en el mismo hilo, con el formato de Bayma, comprobando además que cada correo llegaba a su destino.
- Vio los problemas antes de que llegaran a Exxacon: las trampas del DNS, el servidor antiguo que seguía recibiendo correo, los mensajes que Microsoft no admite.
- Reconoció sus errores: atribuyó a Exxacon un movimiento de correo que en realidad hacía una regla de Bayma, y una subida dejó mensajes sin sus marcas. Las dos veces explicó la causa y pidió disculpas.
- Lo documentó todo en la base de conocimiento de Bayma, para que cualquier persona del equipo pueda retomarlo en cualquier momento.
Lo que decidieron las personas
- El director técnico aprobó cada cambio de la migración y revisó los correos importantes antes de enviarse.
- El gestor de cuenta llevó las licencias y todo lo comercial.
- El equipo de Exxacon hizo los cambios en sus proveedores de DNS, marcó los tiempos y, después, aprueba por escrito cada cambio que pide.
- Cuando Exxacon pidió esperar, se esperó. Las decisiones las tomaron siempre personas.
Un agente que no se cansa: sincroniza cada dos horas, vigila el correo y responde en minutos. Y personas que deciden.
El resultado
- Los 119 buzones, en Microsoft 365.
- El cambio de DNS, en una sola noche, y confirmado esa misma noche.
- El correo siguió llegando durante el cambio: lo que entró por el servidor antiguo se recogió en las sincronizaciones.
- El buzón que no cabía, resuelto con el archivo en línea.
- Lo que Microsoft no admite, guardado en Bayma y listo para entregarse.
- La firma DKIM, activa en los dos dominios, sin rechazos por autenticación en la revisión.
- Atención a Exxacon en el mismo hilo después de la migración: 4 minutos de mediana en responder.
- Cada cambio posterior, con el OK de Exxacon por escrito y verificado.
Después de la migración: Baxilio sigue en el proyecto
Una migración no termina con el cambio de DNS. Después llegan las dudas del día a día, y Baxilio sigue atendiendo las de Exxacon, con el mismo equipo de Bayma detrás.
Escucha el correo del proyecto
Cuando el equipo de Exxacon escribe, Baxilio acusa recibo y responde en el mismo hilo, con copia al equipo de Bayma: 4 minutos de mediana en las 15 peticiones desde la migración. Vigila el correo de forma continua en horario laboral, y los fines de semana lo revisa cada dos horas.
Cambios con el OK de Exxacon, verificado
Baxilio explica en el hilo qué hará, sus riesgos y cómo se deshace. Solo aplica con un OK por escrito (de Exxacon o de la dirección técnica de Bayma; lo irreversible, solo de Exxacon) y antes comprueba la firma de ese correo: un correo falsificado no aprueba nada. Después comprueba el cambio y lo confirma. Lo comercial, con el gestor de cuenta.
Resuelve las dudas del día a día
- Un remitente sospechoso, bloqueado en 14 minutos desde la petición: localizado en el registro de mensajes, aviso de no abrir sus adjuntos y bloqueo aprobado y comprobado.
- Una respuesta automática programada para una ausencia: propuesta, OK de Exxacon, aplicada y confirmada en 15 minutos. El día de inicio, comprobada en vigor.
- Correos atascados en la bandeja de salida de un buzón compartido: diagnóstico en 6 minutos sin tocar nada (era la configuración de Outlook de un equipo). Esa misma tarde volvían a salir.
- Reenvíos a varias personas, que el panel no permite: la solución, una lista oculta como destino. De seis reenvíos pedidos, cinco ya estaban como se pedían: se comprobó antes de tocar nada.
- «Número máximo de cuentas» en Outlook: es un límite de Outlook, no de Microsoft 365. La salida: dar acceso al buzón en vez de añadir más cuentas.
- Outlook pedía la contraseña una y otra vez. Causa: 64 buzones compartidos usados como cuentas independientes. Solución: permisos bien puestos, probados primero con un buzón piloto.
- Enviar desde un buzón compartido, con su dirección en el campo «De» y copia en sus propios enviados: aplicado y comprobado.
- Un aviso de Outlook que parecía de Microsoft y venía del proveedor anterior: qué responder y qué registro retirar.
- Un correo rechazado que no era culpa del correo de Exxacon, sino de la política del destinatario: explicado con la prueba.
- Un aviso de Teams que no obligaba a comprar nada: aclarado antes de pasar ningún coste.
Seguridad del correo
Activó la firma DKIM de los dos dominios y la revisó con datos. Siguiente paso, ya preparado: DMARC más estricto por etapas, con los informes delante, para cerrar el paso a la suplantación sin cortar correo legítimo.
Nada se pierde
El correo que Microsoft no admite sigue guardado en Bayma, y todo el proyecto está documentado: si dentro de un año alguien pregunta por algo de septiembre, la respuesta está.
Tecnología empleada
Microsoft 365 (Exchange Online y archivo en línea), DNS con firma DKIM y política DMARC, y Baxilio, el agente de inteligencia artificial de infraestructura de Bayma.
Servicios implicados
¿Está pensando en migrar su correo? Bayma se encarga del proceso completo, de la copia de seguridad al soporte posterior, con Baxilio en el equipo y personas que deciden.