Cada dos semanas, más o menos, tengo esta conversación con algún cliente nuevo o con alguien que está montando su empresa: «Antonio, ¿qué es mejor, Microsoft 365 o Google Workspace?» Y mi respuesta siempre decepciona un poco al principio: «Depende. Cuéntame más sobre tu empresa.»
Llevo más de diez años gestionando entornos de productividad para empresas de todos los tamaños, desde despachos de abogados de 5 personas hasta organizaciones con más de 200 empleados y varias sedes. He visto migraciones que salieron perfectas y migraciones que fueron un desastre porque nadie había pensado bien el caso de uso antes de firmar el contrato.
Esto es lo que realmente opino, sin papel de ventas de por medio.
Cuándo recomiendo Microsoft 365
La mayoría de mis clientes acaban en M365. No porque sea el mejor en todo, sino porque el ecosistema empresarial español está construido alrededor de Windows, Office y Active Directory. Cuando llegas a una empresa mediana con 50 empleados y preguntas qué usan, la respuesta casi siempre es: equipos Windows, ERP con cliente de escritorio, Word y Excel como estándares de facto, y en muchos casos Outlook instalado localmente desde hace años.
En ese contexto, mover a Google Workspace tiene un coste de cambio alto. No en licencias —en formación, en resistencia del equipo, en compatibilidad de ficheros con clientes y proveedores que siguen mandando .docx y .xlsx. He visto empresas que migraron a GW convencidas de ahorrar dinero y terminaron pagando más en horas de soporte y frustración del equipo.
Recomiendo M365 específicamente cuando:
- El entorno es Windows y hay servidor con Active Directory o Azure AD ya implantado.
- Usan SharePoint para gestión documental o tienen flujos en Power Automate.
- Son sector público, sanitario o legal, donde la compatibilidad con formatos Office y los requisitos de compliance (retención de correo, eDiscovery, auditoría) pesan mucho.
- El equipo de contabilidad o administración vive en Excel avanzado con macros. Google Sheets, seamos honestos, no es Excel.
- Necesitan Teams como plataforma de comunicación unificada integrada con el directorio corporativo.
Cuándo recomiendo Google Workspace
Google Workspace brilla en contextos distintos. Si estás montando una startup, tu equipo trabaja desde tres países distintos, todos tienen Mac o Linux, y la colaboración en tiempo real en documentos es más importante que la compatibilidad con formatos heredados, GW gana.
También lo recomiendo para empresas que quieren simplicidad por encima de todo. La administración de GW es notablemente más sencilla que la de M365, que puede volverse un laberinto de portales, licencias y configuraciones si no tienes experiencia. Para un negocio pequeño sin IT interno que necesita email y colaboración básica, GW Business Starter a 6€/usuario/mes es difícil de batir.
Los casos concretos donde prefiero GW:
- Startups o empresas jóvenes sin infraestructura Windows heredada.
- Equipos distribuidos que colaboran intensivamente en documentos compartidos.
- Empresas donde el equipo ya usa Gmail personal y la curva de aprendizaje importa.
- Organizaciones sin necesidades de compliance estrictas ni integración con sistemas legados.
El factor precio real: GW no siempre es más barato
Aquí hay un malentendido habitual. GW parece más barato porque el plan de entrada cuesta menos. Pero cuando empiezas a sumar complementos, la diferencia se reduce o desaparece.
M365 Business Basic cuesta actualmente unos 6€/usuario/mes. M365 Business Premium, que incluye Intune para gestión de dispositivos, Defender for Business y Azure AD Premium P1, ronda los 22€/usuario/mes. GW Business Plus, con Vault para retención y eDiscovery, está en torno a 18€/usuario/mes.
Si necesitas gestión de dispositivos móviles, retención de correo por cumplimiento normativo o protección avanzada contra amenazas, el precio de ambas plataformas converge bastante. Y en M365, funcionalidades como Microsoft Defender, Intune o el backup nativo con Microsoft 365 Backup (aún en despliegue) son complementos que se facturan aparte o requieren plan superior.
Cuando hago la comparativa de coste real para un cliente, siempre parto de sus necesidades concretas, no de los precios de lista del plan más básico.
El problema del vendor lock-in en ambos casos
Aquí quiero ser honesto, porque es algo que no se dice suficiente: tanto M365 como GW te encierran. Una vez que tu empresa lleva tres años con SharePoint, con flujos en Power Automate, con todos los documentos en OneDrive y con el email en Exchange Online, salir de M365 es una migración de varios meses y un coste significativo. Lo mismo con GW: si tienes tres años de correo en Gmail, colaboración en Drive y automatizaciones en AppScript, el cambio duele.
No digo que eso sea un motivo para no elegir ninguna de las dos —son plataformas maduras y fiables—. Pero sí que hay que elegir con consciencia de que es una decisión que va a durar años, no meses.
La tercera opción: soberanía sobre tus datos
Para clientes con datos especialmente sensibles —despachos de abogados, consultoras de gestión, empresas con propiedad intelectual crítica— a veces recomendamos una alternativa que no es ni M365 ni GW: un servidor de correo propio (Postfix/Dovecot o Exchange on-premises) combinado con Nextcloud para colaboración documental, alojado en nuestro datacenter en Sevilla o en infraestructura dedicada del cliente.
No es para todo el mundo. Requiere más gestión, más mantenimiento y más conocimiento técnico. Pero para una empresa que maneja datos de due diligence, secretos comerciales o información clínica y no quiere que esos datos pasen por servidores de Microsoft o Google en Estados Unidos, es una opción real y funcionando que tenemos desplegada en varios clientes.
Lo que hacemos en Bayma
Somos Microsoft Partners CSP, lo que significa que podemos gestionar, vender y dar soporte a licencias de M365 directamente. Eso no significa que solo recomendemos Microsoft —como ves, no es así—. Significa que cuando un cliente elige M365, puede gestionarlo todo con nosotros: licencias, configuración, soporte y facturación unificada en euros, sin pasar por el portal de Microsoft directamente si no quiere.
Para Google Workspace también gestionamos implantaciones y migraciones, aunque no somos resellers de Google.
Si quieres que te ayudemos a elegir y gestionar tus licencias según tu caso real, contáctanos. La consulta inicial no tiene coste.